07.04.2021
Ein Gastbeitrag aus dem Kompetenzzentrum Unternehmensentwicklung KOMOne
GoBD öffnet Steuerprüfer Tür und Tor
Seit Januar 2020 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.
Dieter Kutschus, Geschäftsführender Gesellschafter der DIGI-ANNEXUS GmbH in Filderstadt rät, die neue GoBD-Grundsätze zu berücksichtigen, um Schwierigkeiten bei Steuerprüfungen zu vermeiden. „Es besteht das Risiko, dass Finanzbeamte digitale Belege nicht anerkennen, womit zusätzliche Kosten in Form von Hinzuschätzungen auf den Steuerpflichtigen zukommen.“
Die vier Eckpfeiler der GoBD
> Unveränderbarkeit
> Vollständigkeit
> Nachvollziehbarkeit
> Verfügbarkeit
Insgesamt beinhalten diese Grundsätze Vorgaben für die elektronische Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Dokumentation ist nicht neu, Sie war bereits in den alten GoBD verankert, jedoch waren die Finanzbehörden in der Vergangenheit nachsichtiger. Heute stellt die fehlende Verfahrensdokumentation nach Ansicht der Finanzverwaltung und des Bundesfinanzhofs einen Verstoß gegen die GoBD dar. Das führt automatisch zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung. Die Empfehlung von Steffen Scholl: "Wer bisher noch keine GoBD-konforme Dokumentation vorliegen hat, sollten diese umgehend erstellen bzw. erstellen lassen."
Hierzu bietet Dieter Kutschus mit seiner DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH modulare Lösungen zur mobilen und zentralen Zeiterfassung über verschiedene Tools, Apps und Programme für KMUs aus der Baubranche, dem Handwerk, dem Dienstleistungssektor und der Industrie. Er entwickelt mit seinem Team neue Programme, die Unternehmen auf leichte Weise helfen, gesetzeskonform und zeitsparend agieren zu können. Mit dem neuen DIGI-RECHNUNGSARCHIV bietet das Unternehmen die Möglichkeit, GoBD-konforme Archive für Eingangs- und Ausgangsrechnungen anzulegen. Über eine Schnittstelle können andere, gängige Softwarelösungen angebunden werden. Die DIGI-RECHNUNGSARCHIV kann aber auch als komplett unabhängige Software eingesetzt werden, um die GoBD im Bereich der Rechnungen sicherzustellen.
Weitere Fragen zum Thema GoBD beantworten Ihnen gerne Dieter Kutschus von der DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH und Steffen Scholl von der KOMOne SPF GmbH
Der Experte weiß: "Viele glauben, wenn sie ihre Rechnung als PDF auf einem Laufwerkt oder in einer Cloud archivieren, wäre das bereits GoBD-konform, aber das ist ein Irrglaube. PDF-Rechnungen, die auf herkömmlichem Weg abgespeichert werden, sind nicht mehr zulässig, da durch das einfache Speichern die Unveränderbarkeit der Dokumente nicht sichergestellt ist. Das Finanzamt verlangt eine Rechnungsdokumentation, die auf Hard- und Software basiert, die Prozesse nachvollziehbar macht, IT-Sicherheit gewährleistet und die dauerhafte Verfügbarkeit sowie interne Kontrollsysteme transparent für die Finanzbehörden darstellt. Steffen Scholl von der KOMOne SPF GmbH unterstützt Sie beim Aufbau eines Dokumentationssystems. Nur durch diese beiden Komponenten sind Sie vor Hinzuschätzungen durch das Finanzamt geschützt. Diese Dokumentation wird als sogenannte Verfahrensdokumentation bezeichnet und bietet einem sachverständigen Dritten die Möglichkeit zur Nachvollziehbarkeit von Rechnungsgängen innerhalb eines kurzen Zeitraums."
Weitere Fragen zum Thema GoBD beantworten Ihnen gerne Dieter Kutschus von der DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH und Steffen Scholl von der KOMOne SPF GmbH.
Der Experte weiß: "Viele glauben, wenn sie ihre Rechnung als PDF auf einem Laufwerkt oder in einer Cloud archivieren, wäre das bereits GoBD-konform, aber das ist ein Irrglaube. PDF-Rechnungen, die auf herkömmlichem Weg abgespeichert werden, sind nicht mehr zulässig, da durch das einfache Speichern die Unveränderbarkeit der Dokumente nicht sichergestellt ist. Das Finanzamt verlangt eine Rechnungsdokumentation, die auf Hard- und Software basiert, die Prozesse nachvollziehbar macht, IT-Sicherheit gewährleistet und die dauerhafte Verfügbarkeit sowie interne Kontrollsysteme transparent für die Finanzbehörden darstellt. Steffen Scholl von der KOMOne SPF GmbH unterstützt Sie beim Aufbau eines Dokumentationssystems. Nur durch diese beiden Komponenten sind Sie vor Hinzuschätzungen durch das Finanzamt geschützt. Diese Dokumentation wird als sogenannte Verfahrensdokumentation bezeichnet und bietet einem sachverständigen Dritten die Möglichkeit zur Nachvollziehbarkeit von Rechnungsgängen innerhalb eines kurzen Zeitraums."
Dieter Kutschus
Autor
Ein Gastbeitrag von Dieter Kutschus, Geschäftsführender Gesellschafter der DIGI-ZEITERFASSUNG GmbH in Filderstadt.
Klaus Steinseifer
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